Viktige endringer i Helseplattformen på St. Olav

27.10.23: Hvordan melde feil i Helseplattformen som inneholder sensitive pasientdata

Minner om kanal der det også er mulig å sende sensitiv informasjon på en trygg og sikker måte.

Her meldes feil som inneholder sensitiv informasjon (krever pålogging)

29.03.23 Laboratoriesvar som sendes i kopi: Løsning på plass

Viser til sak av 05.12.2022 og 19.12.22 under, angående fragmentert forsendelse og visning av laboratoriesvar til eksterne kopimottakere. Testingen av ny løsning tok dessverre lenger tid enn planlagt, men den 15. mars ble den endelig satt i produksjon.

Løsningen består i at vi har satt opp et slags digitalt filter på utsiden av laboratoriedatasystemet, som fanger opp enkeltkomponentene (for eksempel natrium og kalium og kreatinin) etter hvert som de sendes elektronisk ut fra laboratoriet. Filteret «holder på» komponentene i et visst tidsrom eller inntil alle komponenter er kommet inn i filteret. Da slippes komponentene ut, samlet. Hos dere på mottakersiden vil dette oppføre seg som om komponentene var på en samlet rekvisisjon, som før, eller tilnærmet likt som før.

Dette betyr at Helseplattformenaktører nå kan sende kopisvar til fastleger utenfor Helseplattformen som tidligere, og at disse vil vises samlet i fastlegens journalsystem.

Vi ber om at dere tar kontakt dersom dere har spørsmål eller dersom dere fortsatt skulle oppleve å motta fragmenterte kopisvar fra laboratoriene.

20.03.23 Re-sending av brev

Fastlegekontor kan oppleve en større mengde kommunikasjon fra St. Olavs hospital i en periode. Dette skyldes re-sending av flere tusen kopier av brev som ikke har nådd fastleger grunnet en systemfeil i journalsystemet Helseplattformen.

Det er mulig at legekontoret allerede har mottatt informasjonen, men vi sender brevene på papir for å være sikker på at det når frem. Vi beklager ulempene dette medfører.

Dersom du har behov for rask kontakt med sykehuset på grunn av informasjon i brevene, kontakt relevant klinikk.

01.02.23 Status e-meldinger

Styringsgruppen for regional innføring av Helseplattformen fikk 20. januar 2023 forelagt status og oppsummering av arbeidet og problemene som gjelder e-meldinger. Her kan du lese notatet.

20.01.23 Endrer formatering på utgående epikriser

Mange helseinstitusjoner utenfor Helseplattformen har etter produksjonssetting 12. november hatt utfordringer med å lese epikriser fra St. Olavs hospital. Det er nå funnet en løsning for dette.

Formateringer i epikriser som sendes ut fra journalløsningen Helseplattformen endres fra mandag 23. januar klokken 08.30.

Endringene i formatet bevarer tabellstrukturen som aktørene er vant med, mens annen tekstformatering fjernes. Dette er testet opp mot elleve mottakssystemer, hvor alle har bekreftet at informasjonen er lesbar og at den grunnleggende strukturen er ivaretatt.

Enkelte systemer der mottakere frem til nå ikke har hatt problemer med å tolke tidligere format, vil kunne oppleve en forringing i format på mottatte meldinger. Nåværende løsning må sees på som et foreløpig kompromiss for å sikre god kommunikasjon med alle aktører. Helseplattformen jobber videre sammen med nasjonale myndigheter for å sikre god bruk av standarder i e-meldinger.

19.12.22 Laboratoriesvar som sendes i kopi: hva er status?

Viser til sak av 05.12.2022 under, angående fragmentert forsendelse og visning av laboratoriesvar til eksterne kopimottakere.

Hemit har utarbeidet en løsning som samler og dato-grupperer de elektroniske kopisvar-meldingene før de går ut til kopimottaker gjennom Norsk Helsenett. I påvente av at den nye løsningen blir ferdig testet og klar for bruk har vi oppfordret Helseplattformen-rekvirenter til å holde «kopi til fastlege»-bruken til et minimum når det rekvireres laboratorieanalyser, og heller benytter e-melding for å varsle om viktige prøvesvar når disse foreligger.

Spesielt viktig er bestillingene som inneholder mange enkeltanalyser, slik som rusmiddeltesting. Vi har derfor informert særskilt til Klinikk for rus- og avhengighetsmedisin ved St Olavs hospital og helsestasjonene i Trondheim kommune om å holde «kopi til fastlege»-bruken til et minimum.

Fastleger må likevel påregne at det fortsatt, inntil ny løsning er på plass, vil kunne komme kopisvar som nå når fastlege og/eller rekvirent vurderer det som nødvendig å sende kopi.

13.12.22 Hvordan melde feil i Helseplattformen som inneholder sensitive pasientdata

I forbindelse med melding av feil i Helseplattformen, har det vært ønskelig med en kanal der det også er mulig å sende sensitiv informasjon på en trygg og sikker måte. Det er nå mulig.

Her meldes feil som inneholder sensitiv informasjon (krever pålogging)

05.12.22 Laboratoriesvar som sendes i kopi fra laboratorier i Helse Midt-Norge fragmenteres i forsendelse

Etter innføring av Helseplattformen (HP) ser vi en utfordring knyttet til visning av laboratoriesvar hos eksterne mottakere, nærmere bestemt laboratoriesvar der forordningen er opprettet INNENFOR Helseplattformen, men som skal i kopi til mottakere UTENFOR Helseplattformen.

Eksempler:

Labforordning opprettes ved Trondheim legevakt (bruker HP), og laboratoriesvar går i kopi til fastlege (bruker ikke HP)
Labforordning opprettes ved kommunal helsestasjon (bruker HP), og laboratoriesvar går i kopi til fastlege (bruker ikke HP)
Labforordning opprettes på poliklinikken ved Klinikk for rus- og avhengighetsmedisin på St. Olav (bruker HP), og laboratoriesvar går i kopi til Lade Behandlingssenter og/eller fastlege (bruker ikke HP)
Labforordning opprettes på endokrinologisk poliklinikk ved St. Olav (bruker HP), pasienten tar prøver hos fastlege (bruker ikke HP), som setter seg som kopimottaker på bestillingen.

På grunn av ulik teknisk arkitektur i bestillingene innenfor og utenfor HP erfarer vi at disse kopisvarene til mottakere utenfor Helseplattformen fragmenteres på en uheldig måte: Hver analysekomponent i bestillingen sendes til kopimottaker som om det var en egen rekvisisjon. Dette medfører at kopimottakerne får svært mange meldinger til signering, og at labsvarene kan presenteres på en suboptimal måte.

Vi arbeider med å finne en løsning på dette, og vil informere så snart det er på plass. Informasjonen blir da å finne på denne nettsiden og på Laboratoriemedisinsk klinikk sin hjemmeside.

Vi presiserer at utfordringen med fragmenterte laboratoriesvar kun gjelder kopisvar, og at hovedrekvirentene får laboratoriesvar sendt og presentert på den samme måten som tidligere, både innenfor og utenfor Helseplattformen.

Patologisvar er ikke berørt av dette, og kan sendes i kopi som før.

02.12.22 Ekstra tiltak satt inn for å få kontroll

Til tross for kontinuerlig feilretting, melder fastleger til St. Olavs hospital at de mottar få epikriser og radiologisvar. Det kommer også tilbakemeldinger om at formateringen i utsendte e-meldinger er feil og dermed uleselig.

St. Olavs hospital har behov for bedre tilgang til overvåkningsinformasjon for å kunne følge opp pasienter der e-meldinger ikke er kommet frem eller åpnet av henviser etter en viss tid. Denne er nå tilgjengelig, men det tar noe tid å gå gjennom alle logger. St. Olavs hospital, Helseplattformen AS og Hemit arbeider intensivt med dette nå.

Disse tiltakene skal sørge for at vi får kontroll på situasjonen:

En arbeidsgruppe med ekspertise fra Hemit, St. Olavs hospital og Helseplattformen AS er etablert for å skaffe oversikt og grunnlag for at St. Olavs hospital kan følge opp pasienter som ikke har fått svar.
Feilretting som gir korrekt formatering på e-meldinger
Oppfølging av fastlegekontor som blir berørt
Det jobbes med å forbedre funksjonaliteten i løsningen

Det arbeides også med å opprette en kommunikasjonskanal hvor personsensitive opplysninger kan sendes inn på en trygg måte slik at konkrete saker kan meldes inn fra fastlegene.

Fastlegene er en svært viktig ressurs og kilde til å få avdekket feil og mangler, så meld disse raskt inn til Helseplattformens supportsenter (72 88 37 80) og/eller på e-post til hp@stolav.no. NB! Ikke send personopplysninger på e-post.

Helse Midt-Norge følger situasjonen tett, både med tanke på feilretting, overvåkning og pasientsikkerhetsrisiko.

29.11.22 Bedre visning for WebMed-brukere

Brukere av journalsystemet WebMed kan klikke på "vis detaljer" for å få en bedre visning av meldinger, men denne visningen er ikke ideell.

Det pågår samarbeid med WebMed for at systemet skal kunne vise data fra Helseplattformen i et bedre format.

28.11.22 Ingen informasjon i e-meldinger har gått tapt

Dette gjelder for samtlige typer e-meldinger. Det har pågått et intensivt arbeid gjennom helgen, og alle feil skal nå være rettet. Et stort antall epikriser (for inneliggende pasienter, polikliniske pasienter og røntgensvar) er utsendt/resendt, og Dokumentasjonssenteret jobber fremdeles med å ettersende tidligere sendte e-meldinger. Per 28. november gjenstår i overkant av 500 ettersendinger, og status er at alle e-meldinger sendt til og med 23. november er ettersendt. Det jobbes kontinuerlig med dette, og det er ikke lenger nødvendig for St. Olav å resende e-meldinger per post.

Det er imidlertid nødvendig med noe formateringsarbeid for to mottakssystemer hos fastleger (Webmed og Pridok), men de fungerer tilfredsstillende. Helseplattformen vil fortsette arbeidet med verifisering av at alle eksterne mottakere av e-meldinger får den informasjonen de skal ha. Det vil foretas ytterligere stikkprøver kommende uke for å sikre dette. Verifiseringen Helseplattformen gjennomfører skal dekke hele regionen, og ikke bare St. Olav sitt opptaksområde.

Alle henvisninger som ble avvist fordi det manglet inntrekk av svaret som sykehuslegen hadde lagt inn, er nå sendt på nytt.

Det er likevel svært viktig at mottakere som erfarer feil, varsler så snart som mulig.

Meld til Helseplattformens supportsenter på telefon 72 88 37 80 og/eller e-post til hp@stolav.no.

Oppdatert kl. 11.55.

25.11.22 Problemer med e-meldinger

Ved overgangen til Helseplattformen har det oppstått utfordringer knyttet til e-meldinger, både inngående og utgående.

På denne siden vil du få oppdatert informasjon om problemstillingene.

Sykehuset vil tilstrebe å ringe i tillegg til å sende e-melding i tilfeller der det haster å gi informasjon.

Fram til 22/11 ble mange av e-meldingene ikke sendt ut. Videre var mange av de som ble sendt ut svært mangelfulle. Siden 22/11 er komplette e-meldinger sendt ut fra sykehuset, men vi har nå fått avdekket at noen av journalsystemene på fastlegekontorene ikke får åpnet meldingene slik som ønsket.

Epikriser (fra døgnopphold og poliklinikk):

Noen kan ha mottatt tomme epikriser, mens andre ikke har mottatt epikriser som forventet. Vi beklager ulempene dette har medført.

Feilrettingen har høyeste prioritet. Det ble 22/11 iverksatt tiltak som sikrer at det ikke lenger sendes ut tomme epikriser. Manglende og mangelfulle epikriser blir nå sendt ut på nytt omgående.

Epikrisene vil i første omgang gå ut i samme format som er blitt brukt ved utsendelse fra legevakten. Det jobbes intensivt med å få på plass et enklere og endelig format.

Henvisninger:

Avviste henvisninger har manglet behandlers tilbakemelding med begrunnelse. Dette er en feil som er rettet, og vil ikke gjelde for nye henvisninger som vurderes.

Bildediagnostikk

Noen svar fra bildediagnostikk har vært forsinket grunnet feil i St. Olavs hospitals HER-ID (identiteten som gir riktig elektronisk avsenderadresse). Denne feilen er nå rettet.

Som tidligere meldt, er det også kapasitetsutfordringer i gjennomføring av bildediagnostikk.

Lab

Vi er klar over at visningen for utførte lab-analyser ikke er god nok. Vi jobber sammen med Helseplattformen AS for å finne en løsning.

Oppdater elektronisk adresse

Vær oppmerksom på at St. Olavs hospitals elektroniske adresser ble endret i forbindelse med at vi tok i bruk Helseplattformen. Denne må oppdateres manuelt hvis ditt legekontor ikke har automatisk oppdatering av adresser i NHN sitt adresseregister. Ved behov for hjelp, kontakt legekontorets EPJ-leverandør.

Meld feil

Meld raskt eventuelle nye feil/mistanker om feil til Helseplattformens supportsenter (72 88 37 80) og/eller på e-post til hp@stolav.no slik at vi kan følge opp (NB! Ikke send personopplysninger på e-post).

Alle saker som blir meldt inn sendes til Helseplattformen for feilretting/feilsøking. I enkelte tilfeller vil vi måtte ta kontakt med fastleger som har meldt inn sakene for å kvalitetssikre at feilretting har hatt ønsket effekt.