Spørsmål og svar om Helseplattformen

Hvorfor tar vi i bruk Helseplattformen?

Helse Midt-Norge besluttet å anskaffe nytt journalsystem.
Nytt journalsystem er nødvending fordi PAS/EPJ er utdatert og må skiftes ut. Det vil ikke lenger være mulig å få support på systemet.
Epic ble valgt etter at det var gjennomført en offentlig anskaffelse. Epic er i dag en av verdens største leverandører av journalløsninger til sykehus.
I forkant av anskaffelsen var mange fagfolk fra både sykehus og primærhelsetjenesten i vår region med når krav til systemet ble utformet.
Dips ble ikke prekvalifisert for å delta i konkurransen. De kunne med andre ord ikke levere godt nok på det vi hadde satt som krav til ny journalløsning.

Hvorfor går St. Olavs hospital først?

Helse Midt-Norge besluttet at St. Olavs hospital skulle gå først sammen med Trondheim kommune. Det var ønskelig at et sykehus og en kommune gikk sammen, og Trondheim kommune var eneste kommune som hadde vedtatt løsningen.

Man ønsket å sette opp løsningen for det mest kompliserte sykehuset først. Det ble vurdert som enklere å tilpasse/strippe ned løsningen til mindre sykehus etterpå, enn å bygge opp til universitetssykehuset.

Det er urimelig stor belastning på ansatte

Det er et stort arbeidspress på ansatte. Innføringen av Helseplattformen kommer på toppen av to-tre år med en utfordrende driftssituasjon.

Til tross for dette har vi gjennomført store deler av opplæringen. Nå gjenstår de siste forberedelsene for at ansatte får ekstra trening i løsningen og arbeidsflyten i Helseplattformen.

Lederne har ansvar for å legge til rette for at superbrukere får tid til opplæring og øving, og deretter at ansatte får opplæring av superbrukere.

For å hjelpe ansatte i overgangen kurses 1600 superbrukere og det settes opp supportsenter flere steder i sykehuset hvor ansatte kan få hjelp etter golive.

De fire første ukene etter go live er en del av selve innføringen og opplæringen. Målet er å bruke disse ukene til ytterligere trening i løsningen, inkludert arbeidsflyter.

Er det rett timing å innføre Helseplattformen nå?

Helse Midt-Norge har vedtatt at Helseplattformen skal innføres på St. Olavs hospital 12. november.

Vi har gjort grundige forberedelser, og løsningen er nå så optimalt utviklet at den er klar for å tas i bruk.

Er St. Olav bedre eller dårligere forberedt enn andre som har tatt i bruk Epic?

Helseforetakene i HMN har jobbet mye mer med oppsett av løsningen (kravspek, involvering av fageksperter, utvidet tid til testing) enn andre sykehus som har tatt i bruk Epic for å sikre kvalitet før go live. Vi har bygget inn mer funksjonalitet enn det som er vanlig, herunder også klinisk innhold, forordningssett, dashboards og rapporter for virksomhetsstyring og klinisk bruk.

Det har vært et faglig sett bredt, engasjert og sterkt korps av fageksperter som har vært tett på hele bygge- og testprosessen og som har bidratt til bedre tilpasninger av løsningen sammenlignet med andre innføringsløp.

Vi har en fordel av at vi ikke er first mover i Norden og har lært mye av både Radboud (Nederland), Sundhedsplatformen (Danmark) og Apotti (Finland). Våre medarbeidere er mer vant til digitale verktøy enn de var ved innføringen i Danmark. I Danmark innførte de talegjenkjenning samtidig med
Epic og de nedbemannet samtidig merkantilt personell. Vi har innført talegjenkjenning for lengst og det skjer ingen nedbemanning av merkantilt personell.

Hvordan skal vi komme opp i fart etter go live, og sikre forsvarlig pasientbehandling?
Hva gjør ledelsen for å sikre driften dersom aktiviteten ikke kommer tilstrekkelig opp etter fire uker?

Planlagt redusert drift

Det er planlagt med lavere aktivitet på elektive poliklinikker, der det er forsvarlig at pasienter venter, de fire første ukene etter golive. Nedtaket skal gi ansatte ved poliklinikkene mulighet til å lære seg systemet, og avklare arbeidsfordeling slik at lege/behandler ikke må bruke lengre tid per pasient etter 4 ukers drift. For øyeblikkelig hjelp, sengepost og operasjon skal normal kapasiteten i størst mulig grad opprettholdes gjennom bemanningsøkning dersom dette er mulig.

Det er ikke grunn til å anta at liggetid blir påvirket i særlig grad av innføringen av Helseplattformen. Det bekrefter også erfaringer fra England og Nederland.

Klinikkene skal gjøre risikovurderinger ved ulike scenarier for å ha tiltak der aktiviteten ikke kommer opp i 100 prosent etter de fire første ukene. Disse drøftes med tillitsvalgte.

Det er viktig at klinikker og avdelinger nå følger driften tett og har planer for opptak av aktivitet. Det vil være en kontinuerlig overvåking av drift og ventetider for å vite at sykehuset drives forsvarlig fremover. De første ukene etter golive skal det gjøres fortløpende forsvarlighetsvurderinger. Dette skal følges opp med hyppige driftsmøter.

Ventetidene

Før pandemien var det et mål å møte innføringen av Helseplattformen med kortere ventetid enn vanlig, for å ha noe å gå på i den første perioden. Pandemien gjorde dette vanskelig. Ventetidene for nyhenviste varierer mellom de ulike fagene, men for sykehuset totalt er ventetiden på samme nivå som før pandemien. Sammenlignet med andre sykehus i landet, er St. Olavs hospital i dag blant de med kortest ventetid. Sykehuset har nå lengre ventetider for pasienter som venter på planlagt innleggelse. Innføringen av Helseplattformen vil ikke redusere sengekapasiteten. Den andre utfordringen er avtalebrudd for pasienter som venter på kontroll. En langvarig reduksjon i kapasitet ved poliklinikkene vil særlig ramme pasienter som venter på kontroll og som medisinsk sett kan vente.

Får hjelp utenfra

Dette gjør St. Olavs hospital for å sikre større kapasitet under innføringen:

Kjøper mer private tjenester (for eksempel innen bildediagnostikk). Det skjer i regi av Helse Midt-Norge.
Inngått samarbeid med andre helseforetak i regionen for å avlaste sykehuset.
Helse Midt-Norge samarbeider med kommunene for å ta ned antall utskrivningsklare pasienter.

Hva er forskjellene på løsningen for Legevakta og våre poliklinikker:

Legevakta og sykehuset har satt opp løsningen for poliklinikk forskjellig.
Legevakta er en akuttpoliklinikk. Vi bruker en annen modul enn legevakta for vårt akuttmottak og akuttpoliklinikk (ASAP). For planlagt poliklinikk har sykehuset en annen arbeidsflyt enn legevakta
Legevakta benytter to ulike system, vi skal bruke ett. Pasientene på Legevakta registreres først i et eget kommunalt system av sykepleier (Transmed 8), mens lege dokumenterer i Epic. To systemer medfører risiko for at informasjon ikke flyter over, og gir også merarbeid knyttet til dobbel dokumentasjon for legene. Sykehuset benytter bare Epic for hele poliklinisk arbeidsflyt, der alle yrkesgrupper dokumenterer i samme system. Merkantilt personell og sykepleiere kan derfor legge inn dokumentasjon og avlaste legene.
Sykehuset har mange fageksperter som har brukt mye tid på å sette opp og testet løsningen for poliklinikk. I tillegg har sykehuset et eget innføringsprosjekt for poliklinikk der ledere for ulike poliklinikker har deltatt i siste del av oppsettet av løsningen. Sykehuset har også laget mye ekstra opplærings- og forberedelsesmateriell for å forberede ansatte på ny løsning i våre poliklinikker. Legevakta har ikke hatt tilsvarende forberedelse.
Legevakta gjennomførte ikke personalisering av Epic, og har ikke benyttet mulighetene og verktøyene som ligger i løsningen. Sykehuset gjennomfører personalisering av alle leger ved St. Olavs hospital før 12. november. Sykehuset har bygd verktøy (Smartsets etc) for hvert fagmiljø. Det er lagt en videre plan med kjøp av ekstra kapasitet av byggere som stilles til disposisjon for alle fagmiljø fra nyttår. Hvert fagmiljø får da hjelp til å forbedre arbeidsflaten og bygge flere kliniske verktøy for å utnyttet Epic bedre. Arbeidsprosesser som resepter, bestilling av undersøkelser og prøver og journaldokumentasjon blir mindre arbeidskrevende når verktøyene i Epic utnyttes.
Legenes økonomiske oppgjørsordning på Legevakta har fungert dårlig, og skapt merarbeid. Vi bruker ikke denne funksjonaliteten.
Sykehuset setter opp support 24/7. Sykehuset har utviklet egen kompetanse på løsningen slik at ønsker fra ansatte kan bearbeides og bestilles til Helseplattformen AS/Epic. Kompetanse hos oss som kunde er helt avgjørende for at våre ansatte raskest mulig skal få en optimal Epic-løsning.