Kryper mot null fristbrudd

31. desember 2010 hadde St. Olavs Hospital 1250 fristbrudd. 5. januar 2016 hadde sykehuset ett fristbrudd. – Det har vært jobbet godt og målrettet i hele organisasjonen gjennom disse årene, sier analysesjef Stian Saur.

 

Det var ingen enkel jobb å gå løs på. Siste dag i 2010 satt St. Olavs Hospital i en situasjon der 1250 nyhenviste pasienter til sykehuset ble utsatt for fristbrudd. 

Allerede i 2008 startet sykehuset en kartlegging av registervedlikeholdet i det pasientadministrative systemet PAS. Det viste seg raskt at dette var en omfattende jobb, og mye av dette lå i å sørge for riktig registrering og kompetanse hos de som registrerer. ​

LES OGSÅ:

 ​
Historisk gode ventetider i Helse Midt-Norge​

Fristbrudd_IKT_01_555.jpg
Elin Fausa (t.v.), Rut Naversen og Nina Heggem Brandsegg fra Seksjon for kliniske IKT-funksjoner​ leder Ventelistenettverket, som har deltagere fra hele sykehuset som på ulike måter jobber med pasientlogistikk. Nettverket sikrer en felles møtearena for utveksling av informasjon. Foto: Frode Nikolaisen

Systematisk oppfølging

– Ansettelsen av Nina Heggem Brandsegg som PAS-konsulent i 2008 er ett av de viktigste tiltakene vi har gjennomført, sier seksjonsleder Rut Naversen på Seksjon for kliniske IKT-funksjoner med et stort smil, og ser bort på Heggem Brandsegg.
– Det er selvfølgelig satt spissen, men dette grepet gjorde at vi har fått en systematisk monitorering og oppfølging over mange år. Dette gir nå resultater i form av færre fristbrudd og kortere ventetid for våre pasienter, fortsetter Naversen.

Sammen med klinikkene har Seksjon for kliniske IKT-funksjoner gått systematisk til verks. Hos hver enkelt klinikk er utfordringene identifisert, det er laget oppfølgingsplaner, det er gitt undervisning og det er gitt gode råd.
– Og dette er gjort uten endring i bemanningen, det er gjort ved endringer innen de ressursene klinikkene og vi har hatt i drift, sier Naversen.

PAS var ikke det enkleste verktøyet å jobbe i for ansatte som ønsket god oversikt. Nina Heggem Brandsegg avdekket mangler i organisasjonen; ansvaret var uklart definert, og superbrukere med opplæringsansvar i systemet manglet.​​

 «Hvor er disse tallene fra?»

– Jeg møtte ofte spørsmålet; hvor har du disse tallene fra? Folk klarte ikke å sette opp søkene riktig, og derfor oppstår selvfølgelig mange feil, forklarer Heggem Brandsegg.

Fristbrudd_Ingrid_Strøm_01_555.jpg
Ingrid Strøm er avdelingssjef ved Avdeling for pasientlogistikk i Kirurgisk klinikk. Klinikken har gjort en formidabel jobb de siste årene for å bedre rutinene slik at man unngår fristbrudd. Foto: Frode Nikolaisen

Ved Kirurgisk klinikk sitter Ingrid Strøm, avdelingssjef ved Avdeling for pasientlogistikk. Hun kjenner seg godt igjen i uttalelsen fra Heggem​ Brandsegg. I 2012 ble de «kalt inn på teppet» og statistikken som ble presentert av Seksjon for kliniske IKT-funksjoner var ikke hyggelig for klinikken.
– Vi kjente oss ikke alltid igjen i de tallene som ble presentert, det var derfor utrolig viktig for oss at det i 2010 ble opprettet et Ventelistenettverk som kliniske IKT-funksjoner leder. Også utviklingen av Ventelistekuben er et supert hjelpemiddel for oss, slår Ingrid Strøm fast.

Ventelistekuben er et system utviklet av St. Olavs Hospital og Helse Midt-Norge IT (Hemit) som henter ut og presenterer arbeidslister og rapporter fra PAS.
– Systemet gir oss og klinikkene en mye bedre oversikt enn tidligere, forklarer analysesjef Stian Saur. Han har sammen med Seksjon for kliniske IKT-funksjoner vært viktig i den årelange jobben mot fristbrudd og ventetider fra den sentrale delen av sykehuset.

Et lite hensiktsmessig resultat tidligere, var at en og samme pasient kunne bli registrert flere ganger ved ulike klinikker. Dermed kunne denne pasienten står for flere enn ett fristbrudd, noe som naturlig nok ga dårligere statistikk.
– Det er ikke færre pasienter nå enn tidligere, men vi har en mye bedre registreringspraksis. Dette sikrer i alle fall at pasienter kun blir registrert en gang, sier Saur. 

Ut over 2009 jobbet Seksjon for kliniske IKT-funksjoner videre med opplæring og utnevning av superbrukere. Det ble gjennomført workshops der regelverk og rutiner ble gjennomgått, samt en større ryddejobb ev egne data med grundig veiledning. Tidlig i 2010 ble Ventelistenettverket opprettet, en arena for toveis kommunikasjon og erfaringsutveksling. 

– Det er mange potensielle feilkilder i dette arbeidet. Det er derfor viktig at vi opprettholder fokus og kompetanse, derfor er Ventelistenettverket viktig for alle brukerne, sier Nina Brandsegg.​

Når kommer null?

Per første halvdel av 2016 varierer antall daglige fristbrudd fra to til ti. Selv om begrepet null fristbrudd fortsatt ikke har dukket opp, er dagens nivå muligens det beste som er mulig.
– Vi ser at det kanskje er vanskelig å havne på null, det skjer alltid noe som er vanskelig å forutse. Det dukker fortsatt opp feilregistreringer som må korrigeres, dessuten hender det jo at leger også blir syke – noe som igjen kan forårsake fristbrudd, sier Saur.

Det merker også Ingrid Strøm på Kirurgisk klinikk.
– Det er ofte korte frister og vi har utnyttet kapasiteten fullt allerede. Det skal ikke mer til enn at noen er syke, og da sitter vi der med et fristbrudd.
– Men vi er alle her for pasienten og vi jobber hardt i alle ledd for at vi skal unngå fristbrudd. Vi har nå blant annet et fagmøte hver 14. dag der også klinikksjef er til stede. Da kan vi sammen gå gjennom de ulike utfordringene. Vi har dessuten egne forløpskoordinatorer på alle våre pasientforløp som sikrer at vi hele tiden er på, sier Strøm. ​​