Forsendelse av prøver må være i tråd med myndighetenes bestemmelser. Myndighetenes bestemmelser framgår av veileder for forsendelse av smittefarlig biologisk materiale, utarbeidet av Direktoratet for samfunnssikkerhet og beredskap. Riktig håndtering og forsendelse er viktig av hensyn til pasienter, post- og transportpersonale og laboratoriepersonale.
Det er avsenders ansvar å påse at smittefarlig biologisk materiale er riktig klassifisert, pakket, merket og at riktige dokumenter medfølger forsendelsen. Melding om feilaktig emballert prøve sendes avsenderen.
Biologisk materiale skal i de aller fleste tilfelle klassifiseres som farlig gods, kategori B. Biologisk materiale, kategori B er tillatt sendt i posten.
Krav til emballering og merking ved forsendelse av biologisk materiale i kategori B
Emballasjen skal alltid bestå av minst tre deler:
1. Lekkasjesikker primærbeholder som inneholder prøvematerialet. (prøverør). Primærbeholder kan være av plast eller glass med tettsluttende gummipropp eller skrukork.
2. Lekkasjesikker sekundæremballasje (transporthylse) med absorberende materiale. Prøverørene skal emballeres i sekundæremballasje på en slik måte at de under normale transportforhold ikke kan knuses. Dersom flere prøverør skal sendes i samme pakke, skal de pakkes slik at de ikke berører hverandre. For å hindre lekkasje av prøvemateriale dersom et prøverør skulle knuse under postforsendelsen, må prøvene legges i transporthylser med tilstrekkelig absorpsjonsmateriale.
Transporthylsene er av slagfast plast og skal brukes til de fleste prøvetyper. Dersom det benyttes tørris for nedkjøling av prøver skal denne være plassert utenfor sekundæremballasjen. Bruk isoporeske ved forsendelse av prøvene.
3. Ytteremballasje. Konvolutt eller eske som kan motstå støt og belastninger som normalt forekommer under transport.
For postsendinger kreves det for brev en sidestørrelse på minst 10 x 14 cm, og for pakker 21 x 13 x 1 cm. Se eget punkt om postforsendelse og forsendelseskonvolutter under.
Krav til merking av ytteremballasjen:
•Avsenders navn, adresse og telefonnummer
•Mottakers navn og adresse
•Krav om UN 3373 symbol
•Varenavnet ”Biologisk stoff kategori B” (bokstavstørrelse minst 6 mm høye) skal plasseres ved siden av UN 3373 symbolet
Alt nødvendig materiell som rekvisisjoner, prøvetakningsutstyr, transporthylser, absorbent, forsendelseskonvolutter kan bestilles via Logistikk og forsyning ved St.Olavs Hospital HF, bestillingsskjema.
Postforsendelse, sending av prøver i konvolutter
Godkjente konvolutter bestilles via Logistikk og forsyning ved St. Olavs Hospital HF. Finnes på skjema for bestilling av rekvisisjoner, prøvetakningsutstyr og konvolutter, ”Ferdigfrankerte konvolutter” (350 grams).
350 g kan inneholde inntil 8 hylser + rekvisisjoner
Konvolutten benyttes til innsending av alle typer materiale til Laboratoriesenteret.
For å unngå forsinkelser ved forsendelse av prøver, har Laboratoriemedisinsk klinikk inngått avtale med Posten om kjøp av ferdigfrankerte konvolutter.
•Prøverørene settes i transporthylse og sendes i forsendelseskonvolutt.
•Ikke brett eller krøll rekvisisjonen rundt transporthylsen.
•Bruk helst tape og ikke stift sammen konvolutten. Dersom konvolutten likevel stiftes, påse at rekvisisjonen ikke blir stiftet fast.
Adresse
Laboratoriemedisinsk klinikk
Laboratoriesenteret
St. Olavs Hospital HF
Postboks 3250, Sluppen
7006 Trondheim
Sendingene skal leveres over skranke ved postkontor eller post i butikk, ikke legges i utendørs postkasse.
Vær oppmerksom på forsinkelse i postgangen på helligdager. Prøver må ikke sendes i posten dagen før lengre høytids- eller helligdagsperioder.
Sending av prøver på fredager - holdbarhetsoversikter
Mer informasjon om sending av prøver på fredager og holdbarhetsoversikter
Budtjeneste
Prøver til Laboratoriesenteret kan leveres med budtjeneste.
Prøverørene settes i transporthylse og sendes i ufrankerte forsendelseskonvolutter.
På hverdager, kl. 0730 – kl.1530, leveres prøvene i Laboratoriesenterets prøvemottak i 2. etg. vest. Utenom disse tidspunktene må prøvene leveres i Forsyningssenteret.
Hente/bringe-tjeneste
Legekontor tilknyttet Hente/bringe-tjenesten får prøvene hentet på avtalt sted og tidspunkt. I tillegg tar sjåførene med korrespondanse til og fra andre avdelinger ved sykehuset, samt forbruksmateriell ut til legekontorene.
Prøverørene og rekvisisjonene plasseres i egne forsendelsesbokser som oppfyller krav om forsendelse.
Forsendelsesboksene fraktes i egen, isolert transportbag som skal sikre stabil temperatur.
Rørpost
Rørpoststasjoner tilknyttet rørpostsystem brukes til forsendelse av prøver til Laboratoriesenteret. Alternativt må portør benyttes.
OBS! Det er meget viktig at rørpostpatronene pakkes, lukkes og sendes til riktig rørpoststasjon. Se prosedyre i EQS for pakking og sending.